Zarządzanie dokumentacją
Elektroniczny obieg dokumentów, podobnie jak system CRM czy zarządzanie procesami jest jednym z obszarów systemu Exact Synergy, który pozwala zredukować ilość papierowych archiwów w organizacji i tym samym ułatwić dostęp do odpowiednich dokumentów dla wybranych osób. Obieg dokumentów z pakietu Exact Synergy, dzięki logicznej strukturze i mechanizmom poszukiwań pozwala by cała wiedza zgromadzona w Państwa organizacji mogła być udostępniana z jednego repozytorium dokumentacji. Z repozytorium korzysta nie tylko dział sprzedaży poprzez system CRM, ale również dział finansowy, dział serwisu, aministracja czy zarząd.
Dostęp do dokumentów odbywa się poprzez przeglądarkę internetową. Wykorzystanie Internetu w systemie Exact Synergy oznacza, że o dowolnej porze i z dowolnego miejsca wszyscy pracownicy oraz ewentualnie inne grupy użytkowników (klienci, dostawcy) mogą publikować i dzielić się informacjami i dokumentami.
Elektroniczny obieg dokumentów to proste i efektywne zarządzanie wiedzą i dokumentacją. Daje możliwość pełnej kontroli, wyklucza dezorganizację pracy i eliminuje czas, który poświęca się na poszukiwanie faktur, ofert, zamówień, faksów, dokumentów finansowych. Obieg dokumentów w systemie Dokumenty Exact Synergy sprawia, że Państwa pracownicy są w pełni poinformowani, mają szybki dostęp do zasobów również spoza biura a dotarcie do poszukiwanych plików zajmuje tylko chwilę.
Cechy rozwiązania:
- Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia niezawodny i szybki dostęp do zasobów;
- W obieg dokumentów włączone mogą być bez wyjątku wszystkie dokumenty w postaci plików elektronicznych;
- Odpowiednia systematyka i kategoryzacja plików zapewnia duży komfort w poszukiwaniu zasobów;
- Zarządzanie procesami nadaje możliwość elektroniczego przemieszczania dokumentów pomiędzy pracownikami;
- Obieg dokumentów dzięki systemowi praw i ról pozwala udostępnić dokumenty tylko wybranym osobom;
- Dzięki specyfice rozwiązania, elektroniczny obieg dokumentów pozwala na zbudowanie portali dla klientów, dostawców, stron startowych działów czy dedykowanych konkretnym użytkownikom stron tematycznych.