Zarządzanie dokumentacją
W większości firm dokumenty dotyczące współpracy z klientami, dostawcami lub inne dokumenty wewnętrzne znajdują się w wielu miejscach: na twardych dyskach dyrektorów, w skrzynkach mailowych pracowników działu obsługi klienta, w segregatorach księgowych i w sekretariatach. Jednakże wiedza ta nie jest dostępna dla wszystkich, nie jest wystarczająco opisana i skategoryzowana. Dość trudno jest też do niej dotrzeć.
Elektroniczny obieg dokumentów z pakietu Exact Synergy, jest przeglądarkowym systemem, który pozwala by cała wiedza zgromadzona w Państwa organizacji mogła być dzielona i udostępniana z centralnego repozytorium dokumentów. Wiedza i dokumentacja jest jednym z najważniejszych kapitałów firmy a Exact Synergy pozwala ten kapitał przechowywać i udostępnia wybranym osobom, partnerom bądź klientom.
Dzięki rozwiązaniu e-Dokumenty, zarządzanie wiedzą i elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest prosty i efektywny. Obieg dokumentów daje możliwość pełnej kontroli, wyklucza dezorganizację pracy i eliminuje czas, który poświęca się na poszukiwanie informacji. Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że Państwa pracownicy są w pełni poinformowani, mają szybki dostęp do zasobów poprzez Internet, a dotarcie do poszukiwanych informacji zajmuje tylko chwilę.
Cechy rozwiązania:
Elektroniczny obieg dokumentów to jedno miejsce przechowywania dokumentacji w firmie, które daje szybki i niezawodny wgląd do potrzebnych zasobów;
Obieg dokumentów to możliwość przechowywania faksów, e-maili, skanów umów, dokumentów prawnych, faktur, korespondencji w postaci plików elektronicznych, ogłoszeń czy rozporządzeń zarządu;
Obieg dokumentów gwarantuje, że dokumenty są odpowiednio opisane i skategoryzowane, co daje możliwość sprawnego wyszukania niezbędnych danych;
Sprawnemu zarządzaniu dokumentami sprzyja również możliwość połączenia odpowiednich dokumentów z projektami, klientami, dostawcami, osobami, produktami lub konkretnymi procesami w firmie;
Publikowane dokumenty mogą być opatrzone odpowiednimi prawami dostępu, co daje pewność, że nie dostaną się w niepowołane ręce;
e-Dokumenty są również narzędziem, które pozwala tworzyć portale, strony internetowe i intranetowe w Państwa organizacji.