Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami (workflow) wdrożone w firmie przy użyciu Exact Synergy sprawia, że obiegówki lub wnioski na papierze, przekazywane z ręki do ręki dla zebrania wymaganych podpisów przestają być potrzebne. Nie ma w związku z tym niebezpieczeństwa, że takie papierowe zlecenie utknie na wieki w czyjejś szufladzie. Zlecenia mają formę elektroniczną i w takiej formie trafiają do wszystkich zainteresowanych - tak jak jest definiowany obieg dokumentów w firmie.
Zarządzanie procesami w rozwiązaniu Exact Synergy działa również jako system CRM - daje naszym klientom informację o tym, jaki jest stopień realizacji poszczególnych zadań i kto za nie odpowiada.
Wszystkie procesy i zadania są opisane poprzez dedykowane formatki procesu, które zawierają wzór obiegu danego procesu (workflow lub obieg dokumentów, czyli kto może dany proces uruchomić, kto może go akceptować, do kogo powinien trafić dokument w kolejnym etapie) oraz pola, które powinny być uzupełniane podczas poszczególnych kroków w procesie. Zarządzanie procesami daje zatem nie tylko informację o tym gdzie proces jest w danym momencie, ale da informację o tym, co w trakcie tego procesu zostało wykonane i jaki ma to wpływ na inne procesy w firmie (lub założenia). Należy tutaj wspomnieć, że workflow wspomaga róznież zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie. Można wyróżnić poszczególne procesy, które są związane z konkretnym projektem i dzięki temu na zadania można patrzeć nie tylko z perspektywy klienta - poprzez system CRM - ale z perspektywy konkretnego działania (akcji marketingowej, nowej inwestycji, cyklu sprzedaży itp.).
Przykładów takich procesów możemy podać wiele: obieg dokumentów zakupowych, obieg faktur kosztowych, wnioski reklamacyjne, raporty z postępu produkcji, raport z kontaktu z klientem, rozliczenia delegacji, realizacja zamówień, itd. Zarządzanie procesami w Exact Synergy nie narzuca Państwu typów procesów - wręcz przeciwnie: jest elastycznym narzędziem do budowania lub odwzorowania procesów Państwa organizacji w uruchamianym przez przeglądarkę internetową narzędziu informatycznym.
Cechy rozwiązania:
- Zarządzanie procesami umożliwia usystematyzowanie i uproszczenia procesów w firmie;
- System workflow daje jasny wgląd w ogół procesów realizowanych w obrębie całej firmy;
- Dostęp do wybranych procesów jest ograniczony poprzez role i prawa dostępu;
- Każda firma może zbudować jej właściwe procesy np.: obieg faktury zakupu, urlop, zaliczki, wniosek o zakup;
- Workflow jest połączone z bazą danych klienta poprzez system CRM , projektami, produktami, obiegiem dokumentów;
- Poprzez możliwości grupowania zadań system umożliwia złożone zarządzanie projektami ;
- Zarządzanie procesami umożliwia budowanie zaawansowanych raportów i KPI, które na bieżąco dają informację o stanie organizacji.