Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami jest częścią pakietu Exact Synergy. Obszar ten ma za zadanie stworzyć, obsługiwać i wspomagać relacje oraz przepływ informacji pomiędzy pracownikami firmy. System na bieżąco dostarcza informacji o tym, jak zaawansowany jest dany proces w firmie, kto ewentualnie obsługuje procedurę na danym jej etapie i kiedy ona się zakończy.
Zarządzanie procesami w Exact Synergy daje szerokie możliwości definiowania procesów, ich obiegu, punktów styku z innymi procedurami, bądź wręcz możliwość automatycznego wywoływania kolejnego procesu przez ten poprzedzający. Dzięki elastycznej formatce procesu, każda procedura w Państwa firmie może być opisana zgodnie z przyjętymi wytycznymi (np. poprzez ISO), może łączyć w sobie różnie definiowane pola, które ukazywać się mogą na różnych etapach danej czynności.
Jak do każdej funkcjonalności Exact Synergy, dostęp do procesów odbywa się poprzez przeglądarkę internetową. Dzięki temu, nie tylko z biura, ale i z podróży, poprzez portal klienta lub pracownika, pracownicy bądź klienci Państwa firmy mają bezpośredni wgląd w zarządzanie procesami i zaawansowanie procesów, mogą na bieżąco wpływać na te procesy, realizując je lub odrzucając.
Typowymi przykładami procesów ( workflow ), które można zdefiniować są wielopoziomowe procesy reklamacji, procedury akceptacji wydatków inwestycyjnych, akceptowanie dokumentów zakupowych, procesy rozliczeń delegacji, składanie wniosków urlopowych i ich akceptacja, procesy rezerwacyjne, procesy serwisowe, działania marketingowe itd. Elastyczność systemu nie narzuca rodzajów procesów ani ich obiegu - to Państwo decydują jak zgodnie z procedurami firmy dany proces powinien wyglądać i jaki wpływ powinien mieć na inne czynności w organizacji.
Cechy rozwiązania:
- Możliwość zdefiniowania obiegu każdego procesu w firmie;
- Elastyczność systemu daje szerokie możliwości modyfikacji procesów już w trakcie ich używania;
- Zarządzanie procesami odbywa się poprzez przeglądarkę internetową, co daje swobodny dostęp do systemu, nie tylko z biura, ale również spoza niego;
- Z naszych doświadczeń wynika, że system workflow nie tylko wspomaga organizację i nadzór nad procesami w ramach całej firmy, ale pozwala na budowanie procesów stricte związanych z działalnością operacyjną poszczególnych działów (procesy serwisowe, proces obsługi klienta, procesy HR);
- System workflow na bieżąco informuje pracownika o zadaniach do wykonania;
- Dzięki integracji z innymi częściami Exact Synergy, z poziomu procesu mamy dostęp do systemu CRM, projektów, dokumentów i innych informacji w firmie.